Cierre de los libros de contabilidad en su empresa

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Después de que los dueños de negocios verifican la exactitud de sus libros de contabilidad, pueden finalizar los diarios de caja y preparar informes financieros para verificar el éxito o fracaso financiero de la compañía durante el último mes, trimestre o año. Este proceso de verificar la exactitud del dinero en efectivo se llama probar.

El primer paso para probar los libros implica contar el efectivo de la compañía y verificar que los números de efectivo en sus libros coincidan con el efectivo real disponible en un momento determinado.

Cierre de los libros de caja

Si lleva los libros manualmente, puede encontrar un registro de cada transacción que implica efectivo en uno de los dos diarios de caja: el diario de Ingresos de caja (efectivo que entra en la empresa) y el diario de Desembolsos de caja (efectivo que sale de la empresa).

Si utiliza un sistema de contabilidad computarizado, no tiene estos libros de caja, pero tiene muchas maneras diferentes de encontrar la misma información detallada que contienen. Puede ejecutar informes de ventas por cliente, por artículo o por representante de ventas.

La siguiente figura muestra los tipos de informes de ventas que QuickBooks puede generar automáticamente para usted. También puede ejecutar informes que muestran todas las compras de la empresa por proveedor o por artículo, así como una lista de las compras que todavía están en el pedido.

Utilizando QuickBooks, puede generar informes que muestren los recibos de caja de su empresa organizados por cliente, artículos vendidos o representante de ventas.

La siguiente figura muestra los diferentes informes de compra que QuickBooks puede ejecutar automáticamente para usted. Estos informes pueden ejecutarse por semana, mes, trimestre o año, o puede personalizarlos para que muestren un período de tiempo determinado que está analizando. Por ejemplo, si desea saber qué ventas se produjeron entre el 5 y el 10 de junio, puede ejecutar un informe que especifique las fechas exactas.

Utilizando QuickBooks, puede generar informes que muestren los desembolsos de efectivo de su empresa por proveedor o por artículos comprados.

Además de los informes de ventas y compras mostrados en las cifras anteriores, se pueden generar otros informes detallados de transacciones, incluyendo clientes y deudores; trabajos, tiempo y kilometraje; proveedores y cuentas por pagar; inventario; empleados y nómina; y banca.

Una gran ventaja de un sistema de contabilidad computarizado cuando usted está tratando de probar sus libros es la cantidad de formas diferentes en que puede desarrollar informes para verificar la exactitud de sus libros si sospecha que hay un error.

Finalización de recibos de caja

Si todos sus libros están actualizados, cuando resuma el diario de Recibos de Efectivo en cualquier día y hora que usted elija para probar sus libros, deberá presentar un total de todo el efectivo recibido por el negocio en ese momento.

Desafortunadamente, en el mundo real de la contabilidad, las cosas no salen tan bien. De hecho, probablemente ni siquiera empezaría a ingresar las transacciones de ese día en particular en los libros hasta el día siguiente, cuando ingresa los informes de efectivo de todos los cajeros y otras personas que manejan el efectivo entrante (como el personal de cuentas por cobrar) en el diario de Recibos de Efectivo.

Después de ingresar todas las transacciones del día en cuestión, es posible que los libros para el período que está viendo todavía estén incompletos. Algunas veces, se deben hacer ajustes o correcciones a los números de efectivo finales.

Por ejemplo, es posible que las comisiones mensuales de las tarjetas de crédito y los intereses recibidos del banco aún no se hayan registrado en el libro de caja. Como contable, debe asegurarse de que todas las comisiones bancarias relacionadas con los recibos de caja, así como cualquier interés devengado, se registren en el diario de recibos de caja antes de resumir los diarios del período que está analizando.

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