Cómo crear cronometradores en Sage Timeslips

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Por Elaine Marmel

Los cronometradores de Sage Timeslips son las personas que realizan el trabajo en su compañía y cobran por los gastos. Como parte del trabajo de seguimiento realizado y de los gastos incurridos, se crean los apodos de los cronometradores. Normalmente, estos apodos sólo aparecen internamente en las ventanas Timeslips y en los informes de análisis. Los apodos hacen que la entrada de datos sea rápida y fácil.

Puedes crear dos apodos para el mismo cronometrador. El primer apodo es obligatorio y debe ser único en la lista de los cronometradores. El segundo apodo es opcional. El resto de la información que proporcione sobre el cronometrador también es opcional.

Cuando sus empleados crean apodos, puede aplicar un formato que especifique ciertos tipos de caracteres en determinadas posiciones del apodo. Este formato está disponible para los apodos de cronometrador, tarea, gasto y cliente, y el formato se establece en la ficha Apodos del cuadro de diálogo Configuración general (seleccione Setup→General).

Antes de empezar a configurar los nombres de usuario de los cronometradores, es posible que desee desactivar la comprobación de conflictos. De lo contrario, los Timeslips comprobarán automáticamente si hay conflictos a medida que guarde cada nuevo cronometrador, lo que puede resultar molesto.

Para desactivar la comprobación de conflictos, seleccione Setup→General. En el lado izquierdo del cuadro de diálogo Configuración general, haga clic en Comprobación de conflictos. A continuación, desactive la opción Comprobar conflictos al guardar un nuevo cronometrador. Para volver a habilitar la comprobación de conflictos, vuelva a abrir el cuadro de diálogo Configuración general y seleccione esa opción.

Para crear un apodo de cronometrador, sigue estos pasos:

  1. Seleccione Names→Timekeeper Info. Aparece la ventana Lista de cronometradores. La ventana contiene elementos comunes a todas las ventanas de la lista de apodos: una barra de herramientas y un conjunto de pestañas que organizan los apodos en tres clasificaciones (Abierto, Inactivo y Cerrado), así como una pestaña que lista las plantillas de Timekeeper disponibles. Para más información sobre las clasificaciones de apodos, consulta la barra lateral “Comprender las clasificaciones”.
  2. En la barra de herramientas Lista de cronometradores, haga clic en el signo más para mostrar la ventana de información del cronometrador.
  3. En las casillas 1 y 2 de la parte superior de la ventana (denominadas Apodo 1 y Apodo 2 en la terminología Timeslips), escriba un apodo que represente al cronometrador y considere la posibilidad de utilizar las iniciales del cronometrador o, si las iniciales no son únicas, una primera inicial y un apellido. O use el nombre completo del cronometrador. Apodo 1 puede tener hasta 30 caracteres y Apodo 2 hasta 15. El primer apodo debe ser único y no puede ser asignado a ningún otro cronometrador. El segundo apodo es opcional; si no se proporciona uno, Timeslips proporcionará un número, comenzando con 1 e incrementando secuencialmente.
  4. En la lista Configurar este registro para que coincida con los campos de la lista, haga clic en Predeterminado para seleccionar la plantilla predeterminada de deslizamientos de tiempo y, a continuación, haga clic en el botón Aplicar valores predeterminados. Los apodos que escribiste siguen apareciendo en la parte superior de la caja, junto con la clasificación de Abrir. La información que se proporciona en esta ventana es opcional.
  5. (Optativo) Rellene la siguiente información según proceda: Nombre: Escriba el nombre completo del cronometrador. En el cuadro Iniciales, escriba las iniciales del cronometrador. Esta información puede aparecer en las facturas de los clientes si decide mostrarla: Puede utilizar la página Títulos de empleado de la ventana de diálogo Parametrizaciones generales para establecer los títulos jerárquicos de las funciones utilizadas en su empresa. (Seleccione Setup→General y luego haga clic en Títulos de empleados en el lado izquierdo del cuadro de diálogo. Para establecer el título jerárquico del puesto de trabajo de un empleado, selecciónelo de la lista Título.) A continuación, puede ordenar la información de las facturas de los clientes y otros informes Timeslips por título: Dirección de correo electrónico y Direcciones de correo electrónico adicionales: En los cuadros de dirección de correo electrónico, escriba las direcciones de correo electrónico del cronometrador.Tabla de tasas Establezca hasta 20 tarifas de facturación para el cronometrador. Si opta por crear resbalones basados en las tarifas de cada cronometrador, como hace la mayoría de las compañías, la primera tarifa que rellena es la tarifa por defecto que Timeslips sugiere cuando almacena los resbalones.aunque puede configurar tablas de tarifas para todos los nombres, normalmente configura tablas de tarifas para un solo tipo de nombre. Es decir, si su empresa factura según las tarifas de los cronometradores, probablemente no factura según las tarifas de las tareas. Al configurar sus clientes en Timeslips, usted establece reglas que describen cómo asignar tarifas a los deslices por defecto utilizando una tarifa de cronometrador, una tarifa de cliente, o una tarifa de tarea: Establezca la semana laboral de su empresa: Establezca la cantidad que le paga al cronometrador. Usando informes, usted puede comparar la cantidad que le paga al cronometrador con la cantidad en honorarios facturados a sus clientes por el trabajo realizado por el cronometrador.
  6. Haga clic en el botón Guardar (disco), en la barra de herramientas vertical de la derecha.

Utilice estos mismos pasos básicos para crear un modelo.

Además de la información del campo Timeslips que puedes almacenar con cada apodo, también puedes configurar campos personalizados que almacenen la información que elijas. Los campos personalizados pueden ser particularmente útiles con los nombres de usuario de los clientes. Por ejemplo, puede utilizarlos para asignar las tarifas que cobra el cronometrador.

Y, si utiliza la facturación electrónica con las casas auditoras, probablemente tendrá que configurar campos personalizados utilizando los parámetros que proporcionan las casas auditoras.

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