Cómo Crear Referencias en Sage Timeslips

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Por Elaine Marmel

El uso de referencias en Sage Timeslips es una forma de manejar múltiples asuntos para los clientes. A diferencia de los otros dos métodos, sólo se crea un mandante. A continuación, cree referencias y asígnelas a los vales que cree para el cliente. Las referencias le permiten seleccionar, clasificar y subtotalizar la información relacionada con los informes internos y la factura de su cliente.

La factura de su cliente, ordenada y subtotalizada por referencia, se vería algo así como el ejemplo, en el que cada referencia está subrayada, seguida de los cargos asociados con esa referencia.

Si opta por utilizar referencias, tenga en cuenta que Timeslips no puede rastrear los saldos de las cuentas por cobrar por referencia, y no puede aplicar los pagos de los clientes a una referencia en particular. Si necesita estas dos funciones, elija el Método 1 o el Método 2 para gestionar múltiples asuntos para su cliente.

Para crear una referencia para un cliente específico, siga estos pasos:

  1. Seleccione Names→Client Referencias. Aparece la ventana Lista de referencias de clientes.
  2. En la lista de Clientes, seleccione el cliente para el que desea crear una referencia y, a continuación, haga clic en el botón Nuevo (signo más) en la barra de herramientas vertical.
  3. Para el campo Apodo 1, puede introducir hasta 60 caracteres, recuerde que este apodo aparecerá en las facturas de los clientes si ordena y subtotaliza las facturas por referencia, el campo Apodo 2 es opcional y puede tener hasta 15 caracteres.
  4. Haga clic en Aceptar. timeslips vuelve a mostrar la ventana Lista de Referencia de Clientes y la referencia que acaba de crear aparece en orden alfabético debajo del nombre del cliente.

Suponga que usted es un abogado y su práctica se centra en el trabajo de sucesión. Usted podría usar las mismas referencias, tales como Preparación del fideicomiso y Testamento en vida, para muchos clientes diferentes. En este caso, debería aprovechar la configuración de referencias adjuntas al modelo que asigna al crear mandantes. De esta manera, puede crear la referencia una vez y tenerla disponible para todos los clientes.

Poner una referencia a disposición de todos los clientes es un proceso de dos partes:

  • Asigne cada cliente a la plantilla predeterminada de la ventana Lista de referencia de clientes.
  • Cree las referencias que desee que estén disponibles para todos los clientes.

Empecemos por asignar cada cliente a la plantilla predeterminada. Siga estos pasos:

  1. Seleccione Names→Client Referencias. Aparece la ventana Lista de referencias de clientes. Tenga en cuenta que el botón Cambiar a Cliente de plantilla aparece atenuado, lo que indica que no está disponible.
  2. En la lista de Clientes, seleccione el primer cliente para el que desea configurar referencias.
  3. En la barra de herramientas vertical del lado derecho de la ventana, haga clic en el botón Configuración del Cliente (último botón de la barra de herramientas) Aparece el cuadro de diálogo Configuración de referencia del cliente.
  4. Puede utilizar los campos de la sección Nombrar para especificar los tipos de caracteres y su posición en el apodo de referencia. Para obtener más información sobre el uso de campos de autoformateo, haga clic en el botón Ayuda del cuadro de diálogo Configuración de referencia de cliente y, en el Índice de ayuda, busque nombres de usuario de formato.
  5. (Opcional) En la sección de Referencias sobre Resbalones, establezca una referencia predeterminada que debe ser asignada a cada resbalón, utilice una referencia específica del cliente que usted ya haya creado. También puede indicar que los vales para el mandante visualizados en la ventana de diálogo deben incluir una referencia.
  6. Tenga en cuenta que el botón Cambiar a la plantilla de cliente situado debajo de la lista de referencias ya no está atenuado.
  7. Para cada cliente de la lista de Clientes, repita los pasos 3 4 y 6 (y el paso 5 si es apropiado para el cliente) para establecer la plantilla predeterminada para ese cliente.

A continuación, puede crear referencias asignadas a la plantilla predeterminada; las referencias que cree estarán disponibles para todos los clientes. Haga lo siguiente:

  1. En la ventana Lista de referencia de clientes, seleccione cualquier cliente.
  2. 2. Haga clic en el botón Cambiar a la plantilla de cliente.timeslips muestra Predeterminado en la lista de Clientes. Si abre la lista, verá otras plantillas que ha creado.
  3. Aparece el cuadro de diálogo Entrada de referencia, parecido al de un ejemplo anterior, excepto el apodo 1 y el apodo 2, ambos muestran el valor predeterminado (el nombre de la plantilla en la que está trabajando).
  4. Escriba el texto que desea utilizar como referencia en los campos Apodo 1 y, si procede, Apodo 2. El texto de referencia estará disponible para todos los clientes a medida que cree los resbalones.
  5. Haga clic en Aceptar para guardar la referencia y volverá a aparecer la ventana Lista de referencia de clientes.
  6. Repita los Pasos 3-5 para crear cualquier referencia adicional que desee que esté disponible para todos los clientes.
  7. Haga clic en el botón Volver al nombre del cliente, donde el nombre del cliente es el nombre del cliente que seleccionó en el Paso 1.
  8. Haga clic en la X en la esquina superior derecha de la ventana Lista de referencia de clientes para cerrarla.

Para utilizar referencias, se asignan a comprobantes de tiempos y gastos que se crean. Después de asignar referencias a los vales, puede clasificar y subtotalcar facturas e informes por referencia.

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