Cómo crear un archivo.PDF en Sage Timeslips

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Por Elaine Marmel

Puede imprimir los informes de Sage Timeslips en archivos.PDF, un formato de archivo universal disponible de forma gratuita para todos los que instalen el software lector de.PDF en sus ordenadores. Los archivos formateados utilizando el formato.PDF se muestran en pantalla exactamente de la misma forma en que se imprimiría el informe en una impresora.

Puede establecer valores predeterminados para la forma en que Timeslips maneja las facturas en formato.PDF, y puede guardar las opciones que haya configurado.

Los siguientes pasos se refieren sólo a la configuración de facturas para imprimir en archivos.PDF. Puede imprimir otros informes en archivos.PDF, pero no utilizará la configuración establecida en estos pasos para otros informes.

  1. Desde la entrada de informe: Generar facturas, abra la lista desplegable Imprimir a en la esquina inferior derecha y seleccione Archivo PDF.
  2. Haga clic en el botón Configuración del dispositivo, que se encuentra inmediatamente a la derecha del botón Imprimir.
  3. Elija una opción para determinar cómo Timeslips maneja las facturas impresas en formato.PDF: Elija la primera opción si desea imprimir todas las facturas que genere en un solo archivo.PDF. Elija la segunda opción si desea crear archivos.PDF separados para cada factura que genere y coloque todos los archivos.PDF en una carpeta de su computadora. De forma predeterminada, Timeslips crea las carpetas específicas del cliente en una carpeta llamada Docs dentro de la carpeta de la base de datos Timeslips.
  4. Si elige la segunda o tercera opción, haga clic en el enlace situado en la parte inferior del cuadro de diálogo Opciones de PDF en la sección Nombre de archivo PDF separado. De forma predeterminada, Timeslips crea archivos.PDF con el Apodo 1 de cada cliente y el número de factura asignado a la factura. Por ejemplo, también puede querer separar cada parte del nombre de archivo con un guión e incluir la fecha de la factura como parte del nombre de archivo.
  5. Para separar los componentes del nombre con guiones, escriba un guión entre cada parte del nombre Para añadir un campo al nombre de archivo, coloque el punto de inserción en la posición del campo Nombre donde debe aparecer el nuevo campo, coloque el punto de inserción al principio del nombre de archivo. A continuación, haga clic en el nuevo campo de la lista Campos y haga clic en el botón Añadir campo.
  6. Haga clic en Aceptar para volver a mostrar el cuadro de diálogo Opciones de PDF El nuevo formato de nombre de archivo aparece en la sección Nombre de archivo PDF separado.
  7. Haga clic de nuevo en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de PDF.
  8. Haga clic en el botón Guardar (disco) en la barra de herramientas vertical de la ventana Entrada de informe.
  9. Al seleccionar sólo esta opción, Timeslips guarda la ubicación y el nombre de su archivo.PDF sin guardar el archivo.PDF como su dispositivo de salida predeterminado. De esta manera, puede imprimir facturas en archivos.PDF cuando lo desee, y Timeslips utilizará la configuración del archivo.PDF guardado.

Para crear una versión de archivo.PDF para sus propios registros, mueva las facturas de la etapa de prueba a la etapa de revisión y luego reimprímalas en archivos.PDF. Después de que Timeslips cree los archivos.PDF, apruebe las facturas.

Para mover las facturas de la etapa de prueba a la etapa de revisión, seleccione Bills→Approve o Borrar facturas. En la ventana Etapas de la factura, seleccione todas las facturas en la etapa de prueba y haga clic en el botón Borrar para mostrar un mensaje. En la ventana del indicador, haga clic en el botón Revisar.

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