Cómo crear un registro de auditoría para facilitar la revisión de los registros contables

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Una pista de auditoría es un sistema para documentar y archivar evidencia de sus transacciones contables. Una pista de auditoría bien diseñada ayuda a los auditores a realizar auditorías de estas tres maneras de manera más eficiente:

  • Permitiendo a los auditores completar su trabajo más rápido.
  • Aumentar la confianza del auditor en los controles internos de la empresa.
  • Reducir la cantidad de tiempo que los auditores pasan en el campo con el cliente (lo que también debería reducir los honorarios de auditoría).

El seguimiento de auditoría también tiene beneficios para su personal de contabilidad. Después de todo, los contables a menudo necesitan encontrar información sobre las transacciones contables. Tal vez un gerente quiere más información sobre una transacción en particular. Una revisión puede ser necesaria para corregir un error contable. Un seguimiento de auditoría eficaz puede ahorrar cientos de horas de revisión para su personal de contabilidad, mucho antes de que los auditores se presenten en su oficina.

En las siguientes secciones se explican algunos enfoques prácticos para establecer una pista de auditoría eficaz.

Uso de formularios numerados

Cualquier formulario que utilice con frecuencia debe estar numerado en el momento de la impresión, de la misma manera que los cheques de un banco están numerados. Esto incluye facturas, órdenes de compra y documentos de envío, por nombrar algunos.

Si cada formulario tiene un número, cada formulario que ha sido utilizado puede ser contabilizado. Por ejemplo, las facturas numeradas significan que cada venta se puede acordar (emparejar) con una factura numerada específica. Si falta una factura numerada, un contador o auditor puede revisar otros documentos para determinar si la venta es legítima.

Para verificar la venta, un auditor puede revisar los documentos de embarque, que también están numerados. Este sistema permite a un auditor probar el concepto de integridad, asegurándose de que cada transacción se ha registrado correctamente.

Mantener un manual de procedimientos escrito

Los manuales de procedimientos son fundamentales porque documentan cómo se registran las operaciones contables. Si los contadores o auditores quieren revisar una transacción, el manual de procedimientos les muestra los pasos del proceso, para que tengan una mejor oportunidad de encontrar lo que están buscando. Uno de los mayores retos para una empresa es mantener y actualizar un manual de procedimientos, ya que requiere mucho tiempo y una vigilancia constante. Cada vez que un proceso cambia, su personal debe detenerse y documentar el cambio.

Suponga que usted es un auditor que necesita auditar dinero en efectivo. El manual de procedimientos debe indicar quién realiza la conciliación bancaria y dónde se encuentran esos registros. Usted debe ser capaz de averiguar en qué cajón se archivan los registros y encontrar la ruta del archivo para llegar a los registros en línea.

Formación cruzada del personal de contabilidad

Otra parte importante de la actualización de un seguimiento de auditoría es la formación cruzada de los empleados en tareas de contabilidad. El entrenamiento cruzado ofrece varios beneficios:

  • El empleado A puede realizar el trabajo de contabilidad del empleado B cuando éste no está en la oficina.
  • Si A y B pueden llevar a cabo los procedimientos, pueden explicar el proceso a los auditores y ayudarles a obtener los registros contables.
  • Si cada tarea de contabilidad puede ser realizada por al menos dos personas, a los auditores les resulta más fácil obtener ayuda con cualquier problema de contabilidad.

Un manual de procedimientos bien mantenido puede ser de gran ayuda para la formación cruzada, así como para hacer frente a situaciones en las que un empleado abandona la empresa. Utilizando el manual de procedimientos, otros miembros del personal pueden rellenarlo, y el sustituto que finalmente sea contratado tendrá menos problemas para ponerse al día.

Un sistema lógico de retención de registros también acelera el proceso de auditoría. Los objetivos de estas tareas son apoyar el proceso de auditoría y simplificar el trabajo contable diario.

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