Cómo crear una base de datos de Sage Timeslips

Cada resbalón que usted crea en una base de datos de Sage Timeslips debe identificar a la persona que hizo el trabajo, al cliente para quien se hizo el trabajo, y el trabajo realizado o el gasto incurrido. Las tareas son servicios basados en el tiempo que usted realiza para los clientes, y por lo general se les factura usando una tarifa por hora.

Los gastos son costos en los que usted incurre en nombre del cliente, tales como fotocopias, o artículos que usted compra para el cliente. Los gastos son típicamente medidos por cantidad y precio.

Timeslips facilita la creación de un deslizamiento. El programa almacena listas de información que necesita para crear vales, como las personas que trabajan en su empresa, información sobre sus clientes, las tareas que realiza y los tipos de gastos en los que incurre. Timeslips almacena mucha información en su base de datos.

  • Si es la primera vez que abre el programa, haga clic en Crear una nueva base de datos desde la ventana de bienvenida a Sage Timeslips que aparece. De lo contrario, elija File→New→Database para mostrar la página Seleccionar un estilo de base de datos del asistente Crear una nueva base de datos. puede completar su base de datos automáticamente con una lista de tareas y gastos y campos personalizados que suelen utilizar contables, arquitectos, consultores, empresas de construcción y bufetes de abogados. Si desea seguir esa ruta, seleccione Base de datos profesional y luego elija un estilo de base de datos. Sin embargo, la mayoría de los usuarios prefieren crear una base de datos vacía que ellos mismos rellenan, así que eso es lo que hará en estos pasos. Si está planeando usar un complemento de Sage Timeslips para soportar la facturación electrónica (usado principalmente por firmas de abogados que hacen negocios con compañías de seguros), debe instalar el complemento antes de crear una base de datos de Timeslips y debe seleccionar el estilo de base de datos asociado con su complemento. Ese estilo de base de datos contendrá los campos personalizados que necesitará para la facturación electrónica.
  • Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar una ubicación de base de datos.
  • Aunque el asistente sugiere que almacene su base de datos en una carpeta ubicada dentro de la carpeta Archivos de programa, donde instaló el programa, y que nombre esa carpeta DATA01, muchas personas de TI prefieren que no almacene datos en la carpeta Archivos de programa. Se recomienda que guarde su base de datos Timeslips en una carpeta dentro de la carpeta Documentos; de esta forma, si utiliza la utilidad de copia de seguridad de Windows 7, ésta incluirá automáticamente su base de datos Timeslips al realizar la copia de seguridad de sus archivos.
  • Puede imprimir sus facturas en papel normal y Timeslips imprimirá el nombre de su empresa en la factura. O puede optar por imprimir facturas en papel con membrete y suprimir la impresión del nombre de su empresa.
  • Haga clic en Siguiente y seleccione el número de lugares decimales que desea que Timeslips rastree para valores numéricos, tales como tasas y cargos Si está en los Estados Unidos, seleccione la opción 2 Decimales.
  • Haga clic en Siguiente y seleccione un mes de inicio para el ejercicio de su empresa.
  • Haga clic en Siguiente y especifique el primer número de factura que desea que Timeslips utilice en la primera factura que genere, después de producir la primera factura, Timeslips automáticamente incrementa los números de factura a partir de este primer número que usted especifique.
  • No te preocupes, no estás bloqueado en el formato de factura que utilizas. Timeslips utiliza el formato que usted selecciona cuando crea su base de datos como predeterminado, pero puede cambiar a un diseño diferente en cualquier momento, y puede modificar cualquier diseño de factura que seleccione. Seleccione Factura básica y seleccione Medio para la opción Detalle. También puede optar por incluir una carátula, que produce una página de resumen de los cargos de su factura Puede seleccionar cada diseño en la lista y luego hacer doble clic en la Vista previa para ver mejor el diseño.
  • Haga clic en Siguiente y seleccione una opción para el Enlace de Contabilidad de Días Fijos.Utilizando el enlace Timeslips Accounting (TAL), puede hacer un seguimiento de la información contable asociada con las facturas y sus pagos posteriores. Si utiliza Sage 50 o QuickBooks, puede transferir directamente información contable. Si utiliza cualquier otro paquete de contabilidad, seleccione la opción Timeslips Accounting Link (TAL) para generar un informe de entradas que puede utilizar para introducir fácilmente información en su paquete de contabilidad.
  • Puede activar o desactivar las siguientes funciones en cualquier momento: Puede sincronizar con Microsoft Outlook para poder crear resguardos de las entradas de Outlook; puede realizar un seguimiento de los fondos fiduciarios o de los retenedores de clientes; para obtener más detalles, puede configurar presupuestos para los clientes y realizar un seguimiento de las horas, tarifas y costes planificados en comparación con los reales.
  • Haga clic en Siguiente para mostrar la última pantalla del asistente, que le indica que no necesita más información para crear su base de datos.
  • Haga clic en Next a final time.timeslips crea su base de datos.
  • Después de que el asistente crea su base de datos, le sugiere que abra el cuadro de diálogo Configuración general y revise alguna información básica que Timeslips está utilizando en su base de datos. Haga clic en Finalizar para abrir el cuadro de diálogo Configuración general.

    En lugar de utilizar su propia base de datos para enredar y probar cosas, puede utilizar la base de datos Explorar, que contiene datos de muestra.

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