Cómo usar las hojas de depósito bancario en las hojas de tiempo de Sage

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Por Elaine Marmel

Suponga que ingresa varios pagos que recibe por cheque de clientes en Sage Timeslips. Puede utilizar la función de comprobante de depósito bancario en Timeslips para agrupar los pagos de modo que pueda hacer coincidir el depósito total que realiza en su banco con el total del lote de cheques que registra en Timeslips.

Aunque puede imprimir el comprobante de depósito bancario de Timeslips, no sustituye al comprobante de depósito que rellene para su banco. El recibo de depósito bancario de Timeslips no incluye ninguna información sobre cuentas bancarias o números de ruta.

Los recibos de depósito bancario están disponibles para todos los clientes, pero son específicos para una cuenta bancaria individual. En cualquier recibo de depósito bancario, puede incluir cualquiera de las tres transacciones que utiliza en Timeslips para registrar la recepción de dinero: la transacción de fondos de pago a cuenta, la transacción de fondos de depósito y la transacción de cuentas por cobrar de pago.

Cuando se asigna una cuenta bancaria a un recibo de depósito bancario, dicho recibo sigue las reglas de esa cuenta bancaria y sólo se pueden introducir las clases de transacciones que permite la cuenta bancaria.

Puede crear un recibo de depósito bancario antes de empezar a introducir transacciones o al introducir la primera transacción.

Para iniciar un nuevo comprobante de depósito bancario antes de comenzar a ingresar transacciones, elija Transactions→Bank Comprobante de depósito. Si no existen boletas de depósito bancario para hoy, Timeslips le pide que cree una; haga clic en Sí, y Timeslips muestra la ventana Boletas de depósito bancario en segundo plano y la ventana Entrada de boletas de depósito bancario.

Si inicia un nuevo pago, pago a cuenta o transacción de depósito y selecciona la casilla de verificación Depósito, sucede lo mismo.

Seleccione la cuenta bancaria que desea utilizar al introducir transacciones y fije la fecha del recibo de depósito bancario. En el cuadro Total planificado, puede escribir el importe total de todas las transacciones que desea incluir en el recibo de depósito bancario; cuando termine de introducir las transacciones, Timeslips le notificará si el total que ha introducido en esta ventana no coincide con el total de las transacciones que ha introducido.

Puede dejar la cantidad total planificada en 0 y simplemente dejar que Timeslips sume el total de las transacciones que introduzca. Si no introduce un importe, cuando termine de introducir las transacciones, verá un aviso de que los totales no coinciden.

Haga clic en Aceptar y Timeslips cierra la ventana de entrada de recibos de depósito bancario.

Si ya existe un comprobante de depósito bancario para hoy, Timeslips no muestra la ventana de entrada de comprobantes de depósito bancario; en su lugar, aparece la ventana de comprobantes de depósito bancario. Para ver y agregar a un recibo de depósito bancario existente, abra la lista de números de depósito en la esquina superior derecha y seleccione el recibo.

Para agregar una transacción a Timeslips y al recibo de depósito bancario, haga clic en el botón Nuevo, en la parte inferior de la ventana, y luego haga clic en la opción correspondiente al tipo de transacción que desea ingresar: Nuevo pago, nuevo pago a la cuenta o nuevo depósito en la cuenta.

Cuando termine de introducir la transacción, haga clic en el botón Guardar y devolver (disco con una flecha). (Tenga en cuenta que Timeslips reemplaza el botón Guardar en la barra de herramientas de la ventana por el botón Guardar y devolver.) Timeslips vuelve a mostrar la ventana Recibos de depósito bancario, donde puede repetir el proceso de introducción de nuevas transacciones.

Cada transacción que se introduce aparece en la ventana Comprobantes de depósito bancario en la ficha Deudores o en la ficha Fondos. Para editar cualquier transacción, haga clic en ella en la pestaña correspondiente y luego haga clic en el botón Abrir, en la parte inferior de la ventana Recibos de depósito bancario. Puede eliminar una transacción tanto desde Timeslips como desde la ventana de Recibos de depósito bancario haciendo clic en ella y luego en el botón Eliminar.

En cualquier momento, puede dejar de introducir transacciones y realizar otros trabajos. Para introducir más transacciones en un comprobante de depósito bancario en particular, vuelva a abrir la ventana Comprobantes de depósito bancario y utilice la lista de números de depósito para visualizar el comprobante de depósito bancario. A continuación, simplemente añada nuevas transacciones.

Cuando termine de introducir las transacciones para el depósito bancario de un día en particular, puede imprimir el recibo de depósito bancario para que coincida con el depósito que realiza en su banco. En la ventana Boletas de depósito bancario, utilice la lista de números de depósito para mostrar la boleta de depósito bancario que desea imprimir y, a continuación, haga clic en el botón Imprimir (impresora) de la barra de herramientas vertical de la derecha.

Después de que el comprobante de depósito termina de imprimirse, Timeslips le pide que marque el comprobante de depósito bancario como impreso; haga clic en Sí.

Si elige imprimir el comprobante de depósito, no podrá imprimirlo por segunda vez. Los comprobantes de entrega no volverán a imprimirse, incluso si se le añaden transacciones. Por lo tanto, no imprima el recibo de depósito hasta que esté seguro de que ha terminado de ingresar las transacciones correspondientes.

También puede imprimir el informe Listado de recibos de depósito bancario, seleccionando Reports→A/R Transactions y, a continuación, haciendo doble clic en el informe. Por defecto, este informe muestra los recibos de depósito no impresos del día de hoy.

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