Comprensión del plan de cuentas de un tenedor de libros

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El Plan de Cuentas es la hoja de ruta que un negocio crea para organizar sus transacciones financieras. Esencialmente, este gráfico enumera todas las cuentas que tiene un negocio, organizadas en un orden específico; cada cuenta tiene una descripción que incluye el tipo de cuenta y los tipos de transacciones que deben introducirse en esa cuenta.

Cada empresa crea su propio Plan de Cuentas basado en cómo funciona el negocio, por lo que es poco probable que encuentre dos empresas con exactamente los mismos Planes de Cuentas. Sin embargo, algunas características organizativas y estructurales básicas son comunes a todos los planes de cuentas.

La organización y la estructura están diseñadas en torno a dos informes financieros clave: el balance general, que muestra lo que su negocio posee y lo que debe, y el estado de resultados, que muestra cuánto dinero su negocio recibió de las ventas y cuánto dinero gastó para generar esas ventas.

El plan de cuentas comienza primero con las cuentas de balance, que incluyen:

  • Activos Corrientes: Incluye todas las cuentas que rastrean las cosas que la compañía posee y espera usar en los próximos 12 meses, tales como efectivo, cuentas por cobrar (dinero cobrado de los clientes) e inventario.
  • Activos a largo plazo: Incluye todas las cuentas que rastrean las cosas que la compañía posee y que tienen una vida útil de más de 12 meses, tales como edificios, muebles y equipo.
  • Pasivo circulante: Incluye todas las cuentas que rastrean las deudas que la compañía debe pagar en los próximos 12 meses, tales como cuentas por pagar (facturas de proveedores, contratistas y consultores), intereses por pagar y tarjetas de crédito por pagar.
  • Pasivos a largo plazo: Incluye todas las cuentas que registran las deudas que la compañía debe pagar durante un período de tiempo superior a los siguientes 12 meses, tales como hipotecas y bonos por pagar.
  • Equidad: Incluye todas las cuentas que rastrean a los propietarios de la compañía y sus reclamos contra los activos de la compañía, lo cual incluye cualquier dinero invertido en la compañía, cualquier dinero sacado de la compañía, y cualquier ganancia que haya sido reinvertida en la compañía.

El resto del Plan de cuentas se completa con cuentas de pérdidas y ganancias, que incluyen:

  • Ingresos: Incluye todas las cuentas que rastrean las ventas de bienes y servicios, así como los ingresos generados para la empresa por otros medios.
  • Costo de los bienes vendidos: Incluye todas las cuentas que rastrean los costos directos involucrados en la venta de los bienes o servicios de la compañía.
  • Gastos: Incluye todas las cuentas que realizan un seguimiento de los gastos relacionados con el funcionamiento de los negocios que no están directamente vinculados a la venta de productos o servicios individuales.

Al desarrollar el Plan de cuentas, se empieza por listar todas las cuentas de Activos fijos, las cuentas de Pasivo, las cuentas de Patrimonio, las cuentas de Ingresos y, finalmente, las cuentas de Gastos. Todas estas cuentas provienen de dos lugares: el balance y la cuenta de resultados.

Usted debe desarrollar una lista de cuentas que tenga más sentido para saber cómo está operando su negocio y la información financiera que desea rastrear. El Plan de Cuentas es una herramienta de administración de dinero que le ayuda a hacer un seguimiento de sus transacciones comerciales, por lo tanto, configúrelo de manera que le proporcione la información financiera que necesita para tomar decisiones comerciales inteligentes.

Es probable que modifique las cuentas de su plan anual y, si es necesario, puede agregar cuentas si encuentra algo para lo que desea un seguimiento más detallado. Puede agregar cuentas durante el año, pero es mejor no eliminar las cuentas hasta el final de un período de 12 meses.

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