La teneduría de libros y su propósito básico

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La contabilidad, cuando se lleva a cabo correctamente, le da un excelente indicador de lo bien que lo está haciendo su negocio. La contabilidad también proporciona información financiera durante todo el año para que pueda probar el éxito de sus estrategias de negocio y hacer correcciones en el curso para asegurarse de que alcanza sus metas de ganancias de fin de año.

La contabilidad puede convertirse en su mejor sistema para administrar sus activos financieros y probar sus estrategias de negocio, así que no se quede corto. Tómese el tiempo para desarrollar su sistema de contabilidad con su contador incluso antes de abrir las puertas de su negocio y hacer su primera venta.

Elección de su método de contabilidad

Los dos métodos básicos de contabilidad entre los que tiene que elegir son la contabilidad de caja (también llamada contabilidad de caja) y la contabilidad de devengo. La diferencia clave entre estos dos métodos de contabilidad es el momento en el que se registran las ventas y las compras en los libros:

  • Si utiliza la contabilidad de caja, registre las transacciones sólo cuando el efectivo cambia de manos. Por ejemplo, no se registra una compra de un proveedor hasta que realmente se le presenta el dinero en efectivo.
  • Si utiliza la contabilidad por el principio de devengo, usted registra una transacción cuando se completa, incluso si el efectivo no cambia de manos. Por ejemplo, se registra una compra de un proveedor al recibir los productos y también se registra la deuda futura en una cuenta llamada Acreedores.

Comprensión de los activos, pasivos y patrimonio neto

Cada negocio tiene tres partes financieras clave que deben mantenerse en equilibrio:

  • Los activos incluyen todo lo que la compañía posee, como efectivo, inventario, edificios, equipo y vehículos.
  • Los pasivos incluyen todo lo que la compañía debe a otros, como facturas de proveedores, saldos de tarjetas de crédito y préstamos bancarios.
  • El patrimonio incluye las reclamaciones que los propietarios tienen sobre los activos en función de su parte de propiedad en la empresa.

La fórmula para mantener los libros en equilibrio implica estos tres elementos:

Activo = Pasivo + Patrimonio neto

Introducción de cargos y abonos

Para mantener los libros para su negocio, usted necesita revisar su pensamiento sobre dos términos financieros comunes: débitos y créditos. La mayoría de los no contadores y no contadores consideran los débitos como sustracciones de sus cuentas bancarias. Lo contrario es cierto con los créditos – la gente generalmente los ve como adiciones a sus cuentas, en la mayoría de los casos en forma de reembolsos o correcciones a favor de los titulares de las cuentas.

Los débitos y los abonos son animales totalmente diferentes en el mundo de la contabilidad. Debido a que llevar los libros implica un método llamado contabilidad de doble entrada, usted tiene que hacer por lo menos dos entradas – un débito y un crédito – en su sistema de contabilidad para cada transacción. Si ese débito o crédito se suma o se resta de una cuenta depende únicamente del tipo de cuenta.

No se pueden introducir transacciones en los libros a discreción. Usted necesita saber exactamente dónde encajan esas transacciones en el sistema de contabilidad más grande. Ahí es donde entra en juego su Plan de Cuentas; es esencialmente una lista de todas las cuentas que su negocio tiene y qué tipos de transacciones entran en cada una de ellas.

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