Producción de 1099 para proveedores y contratistas

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Por Lita Epstein

Para cada contratista y proveedor que pague en el transcurso del año, en lugar de preparar un W-2, debe completar el Formulario 1099, Ingresos varios. El formulario 1099 es un formulario de información que se utiliza para declarar los ingresos, las bonificaciones de intereses y los pagos de dividendos. Para transmitir el formulario 1099 al gobierno federal, usted utiliza el Formulario 1096, Resumen anual y transmisión de declaraciones de información de los Estados Unidos.

Su programa de contabilidad computarizado puede generar automáticamente 1099 y 1096. Si está utilizando QuickBooks, puede encontrar el Asistente 1099 en el menú desplegable Proveedor bajo el elemento Imprimir/Fichero 1099s. Aparece el Asistente 1099 y 1096 para guiarlo a través del resto del proceso.

Si no puede generar estos formularios automáticamente desde su sistema contable computarizado, o si hace sus libros manualmente, puede esperar trabajar estrechamente con su contador en los formularios 1099 y 1096. Por lo general, él o ella puede minimizar el tiempo que toma preparar este papeleo utilizando programas de software profesionales para la preparación de impuestos.

En realidad hay 16 tipos diferentes de 1099. Usted usa un formulario si proporciona una cuenta de ahorros médicos para sus empleados, y usa otro si distribuyó dinero de la cuenta de jubilación de un empleado. Puede acceder a las instrucciones completas de los diversos formularios 1099 en línea. Como propietario de una pequeña empresa, la que más utilizará es el Formulario 1099-MISC4. Es el que se usa para reportar la compensación de contratistas independientes y proveedores.

El 1099-MISC contiene 18 casillas, pero dependiendo del tipo de pago que usted está reportando, es posible que sólo necesite llenar algunas de ellas. Las casillas son las siguientes:

  • Casilla 1: Alquileres. Esta caja debe contener el total de cualquier pago de alquiler hecho al contratista o vendedor por el cual usted está presentando el formulario.
  • Recuadro 2: Regalías. Esta casilla debe contener el total de los pagos de regalías efectuados a un contratista.
  • Recuadro 3: Otros ingresos. En este recuadro, anote cualquier ingreso misceláneo que no quepa en un recuadro designado en el formulario.
  • Casilla 4: Impuesto federal sobre la renta retenido. La mayoría de las veces, usted no retiene el impuesto federal sobre la renta de un contratista o proveedor, por lo que esta casilla permanece vacía. Pero a veces una empresa retiene los impuestos federales sobre la renta de un contratista o de un contratista.
  • Casilla 5: Producto de la pesca. Sume todo el dinero pagado a un contratista de botes de pesca y escríbalo aquí.
  • Casilla 6: Pagos médicos y de asistencia sanitaria. Es poco probable que usted pague beneficios médicos o de salud para un contratista o vendedor, así que esta caja probablemente se dejará en blanco.
  • Recuadro 7: Compensación de no empleados. En este recuadro, anote cualquier compensación de no empleado que no quepa en uno de los otros recuadros.
  • Recuadro 8: Pagos sustitutos en lugar de dividendos o intereses.
  • Casilla 9: Marque esta casilla si realizó ventas directas de $5,000 o más de productos de consumo a un comprador para su reventa.
  • Casilla 10: Producto del seguro de cosecha. Indicar los pagos a los agricultores con cargo a la cobertura del seguro de cosechas por parte de la compañía de seguros.
  • Casillas 11 y 12: en blanco.
  • Recuadro 13: Exceso de pagos de paracaídas de oro. Esta casilla debe contener el importe total pagado a un empleado que se ha dado de baja de la empresa.
  • Casilla 14: Ingresos brutos pagados a un abogado.
  • Casillas 15a: Aplazamientos de la Sección 409A y 15b: Ingresos de la Sección 409A. Estas cajas son para pagos hechos como parte de un plan de compensación diferida no calificado.
  • Cajas 16-18: Estas cajas están reservadas para información gubernamental estatal.

Necesitas hacer tres copias de tus 1099s:

  • Uno que se enviará al proveedor o contratista antes del 31 de enero.
  • Uno que debe presentarse ante el IRS antes del 28 de febrero, para que se pueda verificar el ingreso reportado en la declaración de impuestos individual de un proveedor o contratista.
  • Uno para guardar en los archivos de su empresa

El formulario 1099 es para fines informativos y no se adjunta a los formularios de impuestos sobre la renta individuales presentados ante los gobiernos federal y estatal, por lo que las empresas sólo necesitan proporcionar una copia del formulario 1099 a sus proveedores y contratistas.

Una copia de la 1099 debe entregarse a los contratistas o vendedores antes del 31 de enero, pero no es necesario presentarla al gobierno hasta el 28 de febrero. El IRS utiliza la información en este formulario para igualar los ingresos reportados por estos contratistas y proveedores en sus declaraciones de impuestos individuales. Necesitará hacer tres copias de este formulario – una para el proveedor o contratista, otra para el IRS y otra para sus propios archivos.

Al presentar los formularios 1099 ante el gobierno, necesita una portada. Esa hoja de presentación es un resumen llamado Formulario 1096, Resumen Anual y Transmisión de Declaraciones de Información de los Estados Unidos. Este formulario resume la información presentada en los formularios 1099, incluyendo el número total de formularios 1099 presentados, el total de impuestos federales retenidos y el total de ingresos reportados.

Otros formularios que se incluyen en este informe resumido probablemente no serán presentados por una pequeña empresa, incluyendo el 1098 (información sobre préstamos estudiantiles), el W-2G (ganancias de apuestas) y el 5498 (contribución de Coverdell ESA).

Si su empresa transmite electrónicamente la información correspondiente del Formulario 1096, en realidad no necesita utilizar este formulario.

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